De foarte multe ori ajungi sa refuzi intalniri, conferinte, raspunsuri la telefon sau emailuri pentru ca “suntem ocupati”. Antreprenori cu experienta, incepatori in ale business-ului sau angajati mai mult sau mai putin de top, suntem ocupati. Suntem stresati, suntem plini de nervi, suntem din ce in ce mai tristi, si cand unul dintre noi mai moare la 30 de ani, dupa ce luni de zile munceste cate 12 ore, cumva simti si tu ca ti se poate intampla. Dar nu faci nimic in aceasta privinta.

Nu iti voi da sfaturi sa faci sport, sa nu bei, sa nu fumezi. Nici sa nu mai stai 12 ore la birou. Oricum vei sta. Iti propun insa sa nu mai fii ocupat, ci productiv.

Diferenta intre a fi un om ocupat si unul productiv e de prea multe ori atat de fina incat nu o observam. OK, esti ocupat pentru ca stai la munca zi-lumina, dar cat de multe lucruri realizezi cu adevarat in acest timp? Cate procese importante din cele pe care le ai deschise sunt cu adevarat miscate inainte de faptul ca 12 ore ai fost prezent in firma? Si inca o intrebare dureroasa: de cate ori ti-ai spus dimineata ca “esti ocupat, ai multe de facut”, iar seara ai plecat acasa cu sentimentul ca “nu ai facut nimic concret?”. Daca raspunsul la aceasta intrebare este de peste o zi pe saptamana…. atunci esti doar ocupat, in nici un caz productiv.

Productivitatea nu se impune, ci se invata. Pas cu pas. Fie cu cineva experimentat alaturi, fie singuri, prin disciplina si ceva rabdare pentru a aplica diversi algoritmi. Exista sute de metode, sute de carti scrise pe aceasta tema, eu va propun pe scurt sa incercati macar o varianta mai complexa decat un simplu calendar Outlook (si de multe ori greu de implementat, personal folosesc Getting Things Done). Dar oricare ar fi metoda, ea incepe invariabil cu o intrebare capitala: DE CE? Raspunsul invariabil este “pentru ca iti va schimba viata”. La propriu. Pentru ca, odata ce ajungi sa te comporti productiv, vei avea atat de mult timp liber incat multe din frustrarile pe care le ai acum vor disparea de la sine.

Cum pleci la drum? Intrebandu-te mereu … DE CE? De ce am de dat un email, de ce am de scris un raport, de ce trebuie sa merg maine la birou. E incredibil cate intrebari va naste acest “De ce”. De foarte multe ori, odata ce m-am intrebat DE CE, proiecte intregi sau etape din proiecte au devenit mai clare, gasindu-si locul si prioritizarea, aproape de la sine. Si odata ce stii… DE CE, intrebarea CUM are de cele mai multe ori darul de a veni aproape imediat si cu raspunsul atasat, oferind posibilitatea unei etapizari si planificari mult superioare. Si astfel taskuri de 12 ore ajung sa fie facute chiar si in maxim jumatate din timpul initial, ajungand chiar sa reusiti a incheia ziua de lucru si in 4 ore….

Poate cel mai important element pentru procesul de mai sus este sa nu lasi pe nimeni si nimic sa iti perturbe activitatea, tot ce ai in plus de facut TREBUIE sa fie trecut intr-o lista ce se va procesa ulterior. Odata ce taskurile curente sunt indeplinite, treci si reprocesezi lista cu taskuri, pe care le treci prin acelasi filtru ca mai sus.

Crezi ca nu vei reusi? Sigur nu vei reusi in primele zile. Planificarea cere timp, si initial acest timp iti va parea a fi pierdut fara rost. Surpriza insa vine dupa maxim o luna atunci cand iti dai seama ca nu ai de lucru decat 4-5 ore pe zi. Si atunci restul de 7 le puteti petrece la birou facand orice altceva, inclusiv generand valoare si idei pentru propria afaceri sau pentru locul de munca sau poti chiar merge la intalniri, la conferinte, poti raspunde mai relaxat la telefon sau poti merge sa joci un tenis. Si vei avea timp sa fii mai sanatos, din toate punctele de vedere, reducand sansele de a deveni inca o victima a sistemului si o rubrica intr-o statistica trista.

———–

Guest post de Mircea Scarlatescu

Tags: GTD, productivitate